TPL_HOCHSCHULKONTOR_LOGO
+ 371 67286033
hochschulkontor@lu.lv
Kaļķu iela 1-404,Rīga,LV-1658


ORGANIZATORISKIE JAUTĀJUMI


Līdz cikiem iespējams iesniegt projekta oriģināleksemplāru Baltijas-Vācijas Augstskolu birojā? 

Oriģināleksemplāru var iesniegt personīgi Baltijas-Vācijas Augstskolu birojā darba dienās no plkst. 9.00 līdz 17.00 vai arī nosūtīt pa pastu. Pasta zīmoga datums - ne vēlāks kā projekta iesniegšanas termiņa datums. 

Kādās valodās ir jāiesniedz projekta pieteikums?   

Projekta pieteikums un finansēšanas plāns jāiesniedz vācu valodā ar projekta kopsavilkumu angļu valodā vai angļu valodā ar projekta kopsavilkumu vācu valodā, izmantojot veidlapu „Projekta pieteikuma veidlapa 2018 vācu valodā” vai „Projekta pieteikuma veidlapa 2018 angļu valodā”.


Vai ir nepieciešami personāla vai dalībnieku CV, vai kāda cita papildus informācija? 

Nē, nav nepieciešams iesniegt papildus dokumentus, t. sk. CV. 

Vai mums vajadzētu kaut kādā veidā noformēt cilvēku maiņu? 

Ja projekta īstenošanas gaitā rodas neparedzēti apstākļi, tad ir iespējama projektā iesaistīto personu maiņa, ja personām ir vienāda vai aizstājējam/i ir augstāka kvalifikācija, bet jebkuras izmaiņas ir iepriekš rakstiski jāsaskaņo ar Baltijas-Vācijas Augstskolu biroju, pamatojot aizvietošanas nepieciešamību. 


Cik eksemplāros ir jāiesniedz projekta pieteikums? 

Projekta pieteikums ir jāiesniedz vienā eksemplārā papīra formātā un ir jānosūta arī elektroniski.  

 

JAUTĀJUMI PAR SADARBĪBAS PARTNERIEM


Kā izskatās partnerapliecinājuma forma? 

Vācijas partnera sadarbības apliecinājumam ir jābūt sagatavotam uz sadarbības universitātes veidlapas. Partnera apliecinājumam ir jābūt Vācijas partnera parakstītam.


Vai vācu partnerim jāatsūta apliecinājuma oriģināls ierakstītā vēstulē tieši Jums?
 

Vēlams, ka Vācijas partnera apliecinājumu iesniedz projekta vadītājs kopā ar citiem nepieciešamajiem projekta pieteikuma dokumentiem. Sākotnēji Vācijas partnera apliecinājums var tikt iesniegts kā skenēta kopija, bet projekta apstiprināšanas gadījumā, būs jāiesniedz partnerapliecinājuma oriģināls. Tādā gadījumā apliecinājuma oriģinālu var adresēt Baltijas-Vācijas Augstskolu birojam. 


Cik steidzīgi ir jāiesniedz partnerapliecinājuma oriģināls? 

Iesniedzamo dokumentu elektroniskā versija ir jānosūta pa e-pastu (līdz projekta iesniegšanas termiņa plkst. 23.59), bet oriģināleksemplārs jāiesniedz personīgi Baltijas-Vācijas Augstskolu birojā no plkst. 9.00 līdz 17.00 vai arī jānosūta pa pastu. Sākotnēji Vācijas partnera apliecinājums var tikt iesniegts kā skenēta kopija, bet projekta apstiprināšanas gadījumā, būs jāiesniedz partnerapliecinājuma oriģināls. 


Vai jāpievieno arī partnerapliecinājumi par citiem partneriem? 

Jāiesniedz ir tikai partnera apliecinājums no Vācijas partnera(-iem).  


Vai pieteikumā obligāti ir minami jau konkrēti partneri vai arī ir iespējams norādīt, ka projekta ietvaros plānots uzaicināt, piem., 5 speciālistus? 

Pieteikumā ir vēlams minēt konkrētus speciālistus no sadarbības partnera institūcijas, tādējādi projekts saņems augstāku vērtējumu.  


Vai pie sadarbības aprakstīšanas jāizklāsta tikai sadarbība ar vācu partneri vai arī ar citiem projektā iesaistītajiem partneriem? 

Izsmeļošāk ir jāapraksta sadarbība ar Vācijas partneri, bet īsumā var aprakstīt arī sadarbību ar projektā iesaistītajiem Baltijas valstu partneriem. 


Kas drīkst parakstīt projekta pieteikumu?

Projekta pieteikumu paraksta tikai projekta vadītājs. Gadījumā, ja projektu apstiprinās, tiks sagatavots projekta līgums, kuru paraksta Baltijas-Vācijas Augstskolu biroja pārstāvis, no vienas puses, un projekta pieteikuma 4. punktā minētās projekta pieteicēja institūcijas paraksttiesīgā persona, no otras puses. 

 

AR FINANSĒM SAISTĪTIE JAUTĀJUMI


Vai līdzfinansējums ir obligāts? 

Nē, tas nav obligāts, bet ir izdevumi, kurus Baltijas-Vācijas Augstskolu birojs nevar finansēt, un tāpēc tie ir jāsedz no līdzfinansējuma. 

Kādiem mērķiem tieši ir iespējams izmantot finansējumu? Vai tas var tikt izmantots, piem., pusdienu rīkošanai, galdu klāšanai?  

Jā, to var izmantot arī ēdināšanas pakalpojumiem. Papildus lūdzu skatīt vadlīniju 9. punktu. "Izdevumi, kas var tikt finansēti no Baltijas-Vācijas Augstskolu biroja piešķirtajiem līdzekļiem".

Vai var tikt finansēts projekta partneris? 

Projekta Vācijas partnera pārstāvjiem atalgojums nav paredzēts, bet ir iespējams segt ceļa un uzturēšanās izdevumus. Atalgojumu ir iespējams izmaksāt Igaunijas, Latvijas un Lietuvas zinātniekiem par zinātnisko darbu un pētījumu veikšanu projektā. 

Vai  projekta ietvaros tiek maksāts honorārs/atlīdzība Vācijas profesorei?  

Atalgojums Vācijas partnerim nevar tikt finansēts no Baltijas-Vācijas Augstskolu biroja līdzekļiem. 

Kādi ir cenu griesti ceļa izdevumiem projekta dalībnieku braucieniem Baltijas valstu vai vienas Baltijas valsts ietvaros? 

Ceļa izdevumi Baltijas valstu vai vienas Baltijas valsts ietvaros tiek segti, pamatojoties uz biļetēm. Jāizvēlas pēc iespējas ekonomiskākais sabiedriskā transporta veids (autobuss un vilciens tikai 2. klasē, lidmašīna tikai ekonomiskajā klasē. 

Vai projekta vajadzībām var tikt izmantota privātā automašīna vai taksometra pakalpojumi? 

Jā, tas ir iespējams, bet privātu transportlīdzekļu un taksometra pakalpojumu izmantošana, ja tas tiek finansēts no Baltijas-Vācijas Augstskolu biroja līdzekļiem, ir iespējama tikai izņēmuma gadījumā un tādā gadījumā šī nepieciešamība ir jāpamato rakstiski.

Vietas nepārzināšana vai nelabvēlīgi laikapstākļi nav pārliecinošs arguments, lai izmantotu taksometra pakalpojumus. Īpaši pārliecinoši argumenti taksometra pakalpojumu izmantošanai ir, piem.: 

  • regulārais sabiedriskais transports nav pieejams vai nedarbojas uz kādu laiku;
  • braucieni laikā starp plkst. 23.00 un 6.00, ja tie nepieciešami, lai nokļūtu no/uz galveno transportlīdzekli. 

Kādā kārtībā tiek izmaksāts piešķirtais finansējums? 

Pēc līguma stāšanās spēkā projekta vadītājs pēc vajadzības var pieprasīt piešķirto finansējumu. Saņemtais finansējums ir jāiztērē 6 nedēļu laikā. Tas nozīmē, ka katru reizi vajadzētu pieprasīt tikai tik lielu finansējuma summu, kas nepieciešama šim 6 nedēļu laika posmam. 

Projekta vadītājs vismaz 3 nedēļas pirms nepieciešams finansējums iesniedz Baltijas-Vācijas Augstskolu birojam avansa rēķinu. Baltijas-Vācijas Augstskolu birojs pēc rēķina saņemšanas to apmaksā 3 nedēļu laikā. Kad Baltijas-Vācijas Augstskolu birojs ir pārskaitījis pieprasīto finansējuma summu, sākas 6 nedēļu laika posms šo līdzekļu patēriņam. 

Ja iespējams paredzēt, ka 6 nedēļu laikā līdzekļi netiks iztērēti, lūdzam konsultēties ar Baltijas-Vācijas Augstskolu biroju. Par līdzekļiem, kas pēc 6 nedēļu termiņa beigām nav iztērēti atbilstoši mērķim, kā arī nav atmaksāti Baltijas-Vācijas Augstskolu birojam, jāmaksā soda procenti. Īpašos gadījumos iespējams izvairīties no soda procentu maksāšanas vai naudas atmaksas (piem., ja projekta vadītājs nav atbildīgs par apstākļiem, kas ietekmējuši līdzekļu patēriņa kavējumu). 

Drīkst izrakstīt arī pēcapmaksas rēķinus, t.i., par veiktajiem izdevumiem. Gadījumā, ja projekta vadītājs pieprasa līdzekļus par izdevumiem, kas bijuši iepriekš, tie var attiekties uz vairākus mēnešus garu laika posmu, taču tiem noteikti jāiekļaujas projekta finansēšanas periodā.  

Par atlikušo summu, ņemot vērā projekta faktiskos izdevumus, finansējuma saņēmējs izraksta Baltijas-Vācijas Augstskolu birojam pēdējo rēķinu, kurš tiek apmaksāts līgumā norādītajā termiņā, ar nosacījumu, ka visi prasītie projekta noslēguma atskaites dokumenti ir sastādīti korekti, ir pievienoti visi nepieciešamie izdevumus apliecinošie dokumenti un projekta noslēguma atskaite ir apstiprināta.


Kā notiek Vācijas partneru ceļa un uzturēšanās izdevumu apmaksa, kādi dokumenti ir nepieciešami? 

Iesniedzot projekta finanšu starpatskaiti un/vai atskaiti, projekta vadītājs tām pievieno dokumentus, kas apliecina izlietotā finansējuma summu, t.i., maksājuma uzdevumus par pārskaitījumu veikšanu dienas naudām atbilstoši noteiktajai likmei un ceļa izdevumiem (t.sk. transporta biļetes un iekāpšanas kartes), rēķinus, čekus, maksājumu uzdevumus, līgumus u.tml. Baltijas-Vācijas Augstskolu birojam jāiesniedz minēto dokumentu apliecinātas kopijas vienā eksemplārā. 


Vai apmaksā uzturēšanās izdevumus Vācijas un Baltijas partneriem, uzturoties Baltijas valstīs?

Jā, lūdzu skatīt vadlīniju 9.3. punktu.

Vai ir iespējams izmantot naudu no citām pozīcijām, lai segtu viesu ceļa izdevumus? Vai nav iespējams pārcelt šos līdzekļus, lai būtu iespējams nosegt viesu visus izdevumus, kas saistīti ar pasākuma apmeklēšanu? 

Līdzekļus ir iespējams pārcelt starp pozīcijām, bet ceļa izdevumu finansējums nedrīkst pārsniegt maksimālo vadlīniju 9.1. punktā noteikto likmi, un jebkuras izmaiņas finanšu plānā ir iepriekš rakstiski jāsaskaņo ar Baltijas-Vācijas Augstskolu biroju. 

JAUTĀJUMI PAR ATSKAITĒM


Kur var atrast projekta atskaišu formas? 

Projekta atskaišu formas ir pieejamas šeit.


Kādi dokumenti ir jāpievieno finanšu atskaitei? 

Iesniedzot projekta finanšu starpatskaites un finanšu gala atskaiti, projekta vadītājs tām pievieno dokumentus, kas apliecina izlietotā finansējuma summu, t.i., maksājuma uzdevumus par pārskaitījumu veikšanu par ceļa izdevumiem, transporta biļetes un iekāpšanas kartes, rēķinus, čekus, līgumus u.tml. Projekta vadītājam jāiesniedz minēto dokumentu apliecinātas kopijas vienā eksemplārā. 

Kādi dokumenti ir jāpievieno finanšu atskaitei, ja projekta ietvaros tiek slēgti autoratlīdzības līgumi? 

Šādā gadījumā finanšu atskaitei ir jāpievieno līgums ar autoru, pieņemšanas-nodošanas akts, kā arī maksājuma uzdevums. 

Vai starpatskaite ir jāiesniedz arī papīra formātā? 

Projekta vadītājs pēc 50% avansa maksājuma izlietošanas iesniedz Baltijas-Vācijas Augstskolu birojam finanšu starpatskaiti par iztērēto finansējumu gan elektroniski, gan papīra formā, izmantojot veidlapu „Finanšu atskaite”, kā arī pievieno dokumentus, kas apliecina izlietotā finansējuma summu. Iesniedzot projekta finanšu starpatskaiti, projekta vadītājs tām pievieno dokumentus, kas apliecina izlietotā finansējuma summu, t.i., maksājuma uzdevumus par pārskaitījumu veikšanu dienas naudām atbilstoši noteiktajai likmei un ceļa izdevumiem (t.sk. transporta biļetes un iekāpšanas kartes), rēķinus, čekus, maksājumu uzdevumus, līgumus u.tml. Baltijas-Vācijas Augstskolu birojam jāiesniedz minēto dokumentu apliecinātas kopijas vienā eksemplārā.  

Vai finanšu atskaitei ir jāiesniedz izdevumus apliecinošo dokumentu oriģināli? 

Nē, ir jāiesniedz tikai apliecinātas kopijas.