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Häufig gestellte Fragen

ORGANISATORISCHE FRAGEN


Bis wann muss man den originalen Projektantrag im Baltisch-Deutschen Hochschulkontor einreichen?

Vollständige Anträge müssen an den Werktagen persönlich in unserem Büro von 9.00 bis 17.00 Uhr oder per Post bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist eingereicht werden. Es gilt der Posteingangsstempel. 

 

Welches Datum des Poststempels ist entscheidend: der Ein- oder Ausgangstag des Projektantrags?

Wichtig ist der Tag, an dem der Projektantrag per Post ausgegangen ist (spätestens am Stichtag der jeweiligen Projektwettbewerbsrunde). 

 

In welcher Sprache muss der Projektantrag verfasst werden?

Der Projektantrag und der Finanzierungsplan müssen auf Deutsch mit der im Projektantrag enthaltenen Projektdarstellung auf Englisch oder auf Englisch mit der im Projektantrag enthaltenen Projektdarstellung auf Deutsch eingereicht werden. Bitte nutzen Sie dazu das Antragsformular "Projektantragsformular 2019 auf Deutsch" oder "Projektantragsformular 2019 auf Englisch". 


Ist der Lebenslauf oder weitere zusätzliche Informationen des Personals oder der Teilnehmer dem Projektantrag beizufügen?

Nein, es ist nicht nötig, zusätzliche Dokumente beizufügen.


Wie soll der Teilnehmerersatz geregelt werden?

Wenn während des Projektes unvorhersehbare Umstände auftreten, dürfen Teilnehmer ersetzt werden, aber nur von Personen mit gleicher oder höherer Qualifikation. Alle Veränderungen müssen schnellstmöglich mit dem Baltisch-Deutschen Hochschulkontor schriftlich abgestimmt werden.


Wie viele Exemplare des Projektantrags sollen eingereicht werden?

Vollständige Anträge müssen in zweifacher Ausfertigung eingereicht werden: einmal per E-Mail und zusätzlich 1 Exemplar mit Originalunterschriften persönlich im Büro oder per Post.

 

Muss man auch die elektronische Version des Projektantrags unterschreiben?

Die Unterschrift des Projektleiters ist wichtig auf der ausgedruckten Version des Projektantrags.


Wer muss den Projektantrag unterschreiben?

Der Projektantrag ist nur vom Projektleiter zu unterschreiben. Wurde das Projekt für eine Förderung ausgewählt, ist der Vertrag zwischen dem Baltisch-Deutschen Hochschulkontor und der Organisation/ Institution von der unter Punkt 4 "Projektantragsteller" aufgeführten, zur Unterzeichnung rechtsverbindlicher Vereinbarungen bevollmächtigten Person zu unterschreiben.  

Wie lange kann ein Forschungsaufenthalt in Deutschland und wie lange in den baltischen Staaten im Rahmen eines Hochschulkontor-Projekts sein?

Die Aufenthaltsdauer sollte zwischen 1 - 22 Tagen liegen.

Findet das Projekt in den baltischen Staaten statt, wird ab dem 15ten Tag das Tagesgeld um 10 % ermäßigt.

 

In welchen Sprachen soll die Teilnehmerliste verfasst werden?

Es genügt, die Teilnehmerliste in der jeweiligen Sprache des Projektes einzureichen.

 

FRAGEN ZUR PARTNERSCHAFT


Wie sieht die Partnerbestätigung aus?

Die Kooperationsbestätigung der deutschen Partner muss als offizieller Brief mit dem Briefkopf der Partneruniversität erfolgen und vom deutschen Partner unterschrieben werden.


Muss der deutsche Partner die unterzeichnete Bestätigung direkt an das Baltisch-Deutsche Hochschulkontor senden?

Die originale Bestätigung des deutschen Partners reicht der Projektleiter mit dem kompletten Projektantrag beim Baltisch-Deutschen Hochschulkontor ein. Zunächst kann der Brief eingescannt eingereicht werden. Sobald das Projekt für eine Förderung ausgewählt wird, muss der Brief im Original nachgereicht werden und an das Baltisch-Deutsche Hochschulkontor adressiert werden.


Wie dringend ist es, das Original der Partnerbestätigung einzureichen?

Zunächst kann der Brief eingescannt eingereicht werden. Sobald das Projekt für eine Förderung bewilligt wird, muss der Brief im Original nachgereicht werden.


Sind auch die Partnerbestätigungen der anderen Partner beizulegen?

Nein, nur die Bestätigung des deutschen Partners.


Dabei stellt sich die Frage, ob bereits im Projektantrag die genauen Partner in Deutschland genannt werden müssen oder ob die Bemerkung ausreichend ist, dass im Rahmen des Projektes z.B. fünf Fachleute eingeladen werden?

Im Projektantrag sollten die genauen Partner (Kooperationsinstitutionen) und einbezogenen Personen eingetragen werden, damit erhält das Projekt eine höhere Bewertung.


Soll bei der Beschreibung der Zusammenarbeit nur die Zusammenarbeit mit dem deutschen Partner oder auch die mit anderen im Projekt einbezogenen Partnern erläutert werden?

Es muss nur die Zusammenarbeit mit dem deutschen Partner beschrieben werden. Man kann aber auch die Zusammenarbeit mit baltischen Partnern anführen, wenn sie eine große Rolle bei der Verwirklichung des Projekts spielen.

FRAGEN ZU FINANZEN


Ist die Mitfinanzierung obligatorisch?

Nein, die Mitfinanzierung ist nicht obligatorisch. Dennoch gibt es Ausgaben, die vom Baltisch-Deutschen Hochschulkontor nicht finanziert werden können. Diese sollen durch die Mitfinanzierung bezahlt werden.


Für welche Zwecke kann die Projektfinanzierung genutzt werden? Darf sie z.B. auch für Mahlzeiten und Kaffeepausen genutzt werden?

Ja, es ist möglich, einen Teil der Projektfinanzierung für  Mahlzeiten und Kaffeepausen zu nutzen. Bitte lesen Sie den Punkt 9 „Ausgaben, die aus Mitteln des Hochschulkontors finanziert werden können" im Leitfaden


Wird im Rahmen des Projektes den deutschen Professoren ein Honorar bezahlt? 

Dem deutschen Partner wird kein Honorar bezahlt. 

Darf man den Projektpartner finanzieren?

Ein Honorar ist weder für die deutschen Projektpartner noch ihre Vertreter vorgesehen, aber es ist möglich, die Reise- und Übernachtungskosten des deutschen Projektpartners zu finanzieren.  Honorare sind nur für lettische, estnische und litauische Wissenschaftler bei besonderem Aufwand für die Durchführung projektrelevanter Arbeiten vorgesehen.


Gibt es eine finanzielle Obergrenze für die Reiseausgaben innerhalb eines Landes oder des gesamten Baltikums?

Notwendige Reisekosten innerhalb/zwischen den baltischen Staaten sind nach Beleg erstattungsfähig. Dabei ist die wirtschaftlichste Verbindung zu wählen (Bus- und Zugfahrten nur 2. Klasse, Flüge nur Economy-Class).


Darf man im Rahmen des Projekts das eigene Auto oder Taxi benutzen?

Ja, das ist möglich, aber die Nutzung von privaten Fahrzeugen und Taxis aus Mitteln des Hochschulkontors wird nur als Ausnahme zugelassen und ist schriftlich besonders zu begründen.

Bei unbedingt notwendigen Taxifahrten sind Ortsunkenntnis und widrige Witterungsverhältnisse keine triftigen Gründe. Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, z.B.:

- wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren 

- bei Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr , wenn die Benutzung dieses Beförderungsmittels der Zu- und Abgang zum Hauptverkehrsmittel dient


Nach welchem Mechanismus wird die bewilligte Finanzierung ausgezahlt?

Nach Inkrafttreten des Vertrages können die Fördermittel von den Projektleitern nach Bedarf beim Hochschulkontor abgerufen werden. Die angeforderten Mittel müssen innerhalb von 6 Wochen ausgegeben werden. Es sollte somit jeweils nur so viel Geld angefordert werden, wie in diesem Zeitraum (6-Wochen) benötigt wird. (die 6-wöchige Frist  beginnt nach der Auszahlung der Mittel durch das Hochschulkontor)

Der/die Projektleiter/in sollte jeweils mindestens 3 Wochen, bevor er/sie Fördermittel benötigt, beim Hochschulkontor eine Vorschussrechnung/-en stellen. Das Hochschulkontor leistet entsprechend der ausgestellten Rechnung/-en eine Vorauszahlung innerhalb von 3 Wochen nach dem Eingang der Rechnung/-en.

Wenn Sie absehen können, dass Mittel am Ende der 6-Wochen-Frist noch nicht verbraucht sind, bitten wir Sie um Rücksprache mit dem Hochschulkontor. Für Mittel, die nach Ablauf der 6-Wochen-Frist weder zweckentsprechend verausgabt, noch an das Hochschulkontor zurück überwiesen sind, müssen in der Regel Zinsen erhoben werden. In bestimmten Fällen kann von einer Verzinsung bzw. Rückzahlung der Mittel abgesehen werden (z.B., weil der Projektleiter die Umstände für den verzögerten Mittelverbrauch nicht zu vertreten hat). Bitte wenden Sie sich an das Hochschulkontor.

Es ist möglich Rechnungen auch im Nachhinein zu stellen, d.h. für bereits getätigte Ausgaben. Sofern die Projektleiter Mittel für bereits getätigte Ausgaben anfordern, kann sich der Bedarfszeitraum auch über mehrere Monate erstrecken, er muss aber im Bewilligungszeitraum des Projektes liegen.

Ausgehend von den tatsächlichen Ausgaben im Projekt stellt der Projektleiter eine letzte Rechnung aus und der Finanzempfänger erhält innerhalb der Zeitspanne (wie im Vertrag angegeben) nach der Bestätigung des inhaltlichen Projektabschlussberichts und des Finanzabschlussberichts die Zahlung des Restbetrages. Der Restbetrag wird nur dann überwiesen, wenn alle Dokumente korrekt verfasst und die benötigten Belege für die Bestätigung der Ausgaben beigefügt wurden.


Wie bezahlt man die Kosten der Dienstreisen für deutsche Partner, welche Belege sind notwendig?

Den einzelnen Finanzberichten fügt der Antragsteller beglaubigte Belege (je ein Exemplar) bei, die die Gesamtsumme der verbrauchten Zuwendungen aufzeigen, d.h., Zahlungsaufträge über die überwiesenen Tagegelder entsprechend der bestimmten Sätze und Reisekosten (Fahrkarten Flugtickets inklusive Boarding-Karten), Rechnungen, Belege, Zahlungsaufträge, Verträge und ähnliches. 

 

Werden die Aufenthaltskosten für deutsche und baltische Teilnehmer innerhalb der baltischen Staaten gefördert? 

Ja, bitte den Punkt 9.3. im Leitfaden anschauen.


Darf man die Finanzmittel von anderen Posten zwischen den Positionen verschieben?

Generell ist dies möglich, aber alle Veränderungen im Finanzierungsplan müssen rechtzeitig beim Baltisch-Deutschen Hochschulkontor schriftlich beantragt werden. Bei den Aufenthaltskosten (Tagesgelder) sollte jedoch beachtet werden, dass es sich bei diesen um Föderhöchstgrenzen handelt und diese nicht weniger bzw. mehr sein dürfen.

Bei den Reisekosten (z.B. Flugtickets) dürfen überbleibende Restbeträge (Differenzen) für andere Positionen übertragen werden. 

 

FRAGEN ZU DEN PROJEKTBERICHTEN


Wo kann man die notwendigen Formulare für die Projektberichte finden?

Die Formulare finden Sie hier.


Welche Dokumente sollen dem Finanzbericht beigefügt werden?

Dem Finanzbericht fügt der Projektleiter beglaubigte Belege (jeweils ein Exemplar) bei, die die Gesamtsumme der verbrauchten Zuwendung erläutern, also Zahlungsaufträge der überwiesenen Aufenthaltspauschalen entsprechend den festgelegten Sätzen und Reisekosten (d.h. Fahrkarten, Flugtickets inklusive Boarding-Karten) Rechnungen, Belege, Zahlungsaufträge, Verträge und ähnliches.


Welche Dokumente sollen dem Finanzbericht beigefügt werden, wenn im Rahmen des Projekts auch Verträge für das Autorenhonorar geschlossen werden?

In solchen Fällen sind dem Finanzbericht noch der Autorenvertrag, die Akte der Abnahme und Abgabe sowie der Zahlungsauftrag beizufügen.


Sind mit dem Finanzbericht auch die Originale der Dokumente, die die Ausgaben bestätigen, einzureichen?

Nein, es sollen nur die bestätigten Kopien eingereicht werden.