Wie viele Augen hat ein Hund?
Ihre E-Mailadresse:
Betreff:
Text:

altalt alt alt 

 + 371 67286033

 + 371 67217859

  hochschulkontor@lu.lv

  Kaļķu iela 1 - 404, Rīga, LV-1658



DELVENEELT

ORGANISATORISCHE FRAGEN



Können Sie mir bitte sagen, bis wann man den originalen Projektantrag im Baltisch-Deutschen Hochschulkontor einreichen darf?

Vollständige Anträge müssen an den Werktagen persönlich in unserem Büro von 9.00 bis 17.00 Uhr oder per Post bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist eingereicht werden. Es gilt der Posteingangsstempel.

In welcher Sprache muss der Projektantrag verfasst werden?

Der Projektantrag und der Finanzierungsplan müssen auf Deutsch mit der im Projektantrag enthaltene Projektdarstellung auf Englisch oder auf Englisch mit der im Projektantrag enthaltene Projektdarstellung auf Deutsch eingereicht werden. Bitte nutzen Sie dazu das Antragsformular "Projektantragsformular 2017 auf Deutsch" oder "Projektantragsformular 2017 auf Englisch". 


Ist der Lebenslauf oder weitere zusätzliche Informationen des Personals oder der Teilnehmer dem Projektantrag beizufügen?

Nein, es ist nicht nötig, zusätzliche Dokumente beizufügen.


Wie soll der Teilnehmerersatz geregelt werden?

Wenn während des Projektes unvorhersehbare Umstände auftreten, dürfen Teilnehmer ersetzt werden, aber nur von Personen mit gleicher oder höherer Qualifikation. Alle Veränderungen müssen schnellstmöglich mit dem Baltisch-Deutschen Hochschulkontor schriftlich abgestimmt werden.


In wie vielen Exemplaren soll der Projektantrag eingereicht werden?

Vollständige Anträge müssen in zweifacher Ausfertigung eingereicht werden: einmal per E-Mail und zusätzlich 1 Exemplar mit Originalunterschriften persönlich im Büro oder per Post übersandt werden.


Wer muss den Projektantrag unterschreiben?

Der Projektantrag ist nur vom Projektleiter zu unterschreiben. Wurde das Projekt für eine Förderung ausgewählt, ist der Vertrag zwischen Baltisch-Deutschen Hochschulkontor und der Organisation/ Institution von der unter Punkt 4 "Projektantragsteller" aufgeführten, zur Unterzeichnung rechtsverbindlicher Vereinbarungen bevollmächtigten, Person zu unterschreiben.  


FRAGEN ZUR PARTNERSCHAFT



Wie sieht die Partnerbestätigung aus?

Die Kooperationsbestätigung der deutschen Partner muss als offizieller Brief mit dem Briefkopf der Partneruniversität erfolgen und vom deutschen Partner unterschrieben werden.


Muss der deutsche Partner die unterzeichnete Bestätigung direkt an das Baltisch-Deutsche Hochschulkontor senden?

Die originale Bestätigung des deutschen Partners reicht der Projektleiter mit dem kompletten Projektantrag beim Baltisch-Deutschen Hochschulkontor ein. Zunächst kann der Brief eingescannt eingereicht werden. Sobald das Projekt für eine Förderung ausgewählt wird, muss der Brief im Original nachgereicht werden und an das Baltisch-Deutsche Hochschulkontor adressiert werden.


Wie dringend ist es, das Original der Partnerbestätigung einzureichen?

Zunächst kann der Brief eingescannt eingereicht werden. Sobald das Projekt für eine Förderung bewilligt wird, muss der Brief im Original nachgereicht werden.


Sind auch die Partnerbestätigungen der anderen Partner beizulegen?

Nein, nur die Bestätigung des deutschen Partners.


Dabei stellt sich die Frage, ob bereits im Projektantrag die genauen Partner in Deutschland genannt werden müssen oder ob die Bemerkung ausreichend ist, dass im Rahmen des Projektes z.B. fünf Fachleute eingeladen werden?

Im Projektantrag sollten die genauen Partner (Kooperationsinstitutionen) und einbezogenen Personen eingetragen werden, damit erhält das Projekt eine höhere Bewertung.


Soll bei der Beschreibung der Zusammenarbeit nur die Zusammenarbeit mit dem deutschen Partner oder auch mit anderen im Projekt einbezogenen Partnern erläutert werden?

Es muss nur die Zusammenarbeit mit dem deutschen Partner beschrieben werden. Man kann aber auch die Zusammenarbeit mit baltischen Partnern anführen, wenn sie eine große Rolle bei der Verwirklichung des Projekts spielen.


FRAGEN ZU FINANZEN



Ist die Mitfinanzierung obligatorisch?

Nein, die Mitfinanzierung ist nicht obligatorisch. Dennoch gibt es Ausgaben, die vom Baltisch-Deutschen Hochschulkontor nicht finanziert werden können. Diese sollen von der Mitfinanzierung bezahlt werden.


Für welche Zwecke kann die Projektfinanzierung genutzt werden? Darf sie z.B. auch für Mahlzeiten und Kaffeepausen genutzt werden?

Ja, es ist möglich, ein Teil der Projektfinanzierung für die Mahlzeiten und Kaffeepausen zu nutzen. Bitte lesen Sie den Punkt 9 „Ausgaben, die aus Mitteln des Hochschulkontors finanziert werden können im Leitfaden. 


Wird im Rahmen des Projektes den deutschen Professoren ein Honorar bezahlt? 

Dem deutschen Partner wird kein Honorar bezahlt. 

Darf man den Projektpartner finanzieren?

Ein Honorar ist weder für die deutschen Projektpartner noch ihre Vertreter vorgesehen, aber es ist möglich, die Reise- und Übernachtungskosten des deutschen Projektpartners zu finanzieren.  Honorare sind nur für lettische, estnische und litauische Wissenschaftler bei besonderem Aufwand für die Durchführung projektrelevanter Arbeiten vorgesehen.


Gibt es eine finanzielle Obergrenze für die Reiseausgaben innerhalb eines Landes oder des gesamten Baltikums?

Notwendige Reisekosten innerhalb/zwischen den baltischen Staaten sind nach Beleg erstattungsfähig. Dabei ist die wirtschaftlichste Verbindung zu wählen (Bus- und Zugfahrten nur 2. Klasse, Flüge nur Economy-Class).


Darf man den Projektpartner finanzieren?

Ein Honorar ist weder für die deutschen Projektpartner noch ihre Vertreter vorgesehen, aber es ist möglich, die Reise- und Übernachtungskosten des deutschen Projektpartners zu finanzieren.  Honorare sind nur für lettische, estnische und litauische Wissenschaftler bei besonderem Aufwand für die Durchführung projektrelevanter Arbeiten vorgesehen.


Darf man im Rahmen des Projekts das eigene Auto oder Taxi benutzen?

Ja, das ist möglich, aber die Nutzung von privaten Fahrzeugen und Taxis aus Mitteln des Hochschulkontors wird nur als Ausnahme zugelassen und ist schriftlich besonders zu begründen.

Bei unbedingt notwendigen Taxifahrten sind Ortsunkenntnis und widrige Witterungsverhältnisse keine triftigen Gründe. Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn z.B.:

regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren, 

Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr das Benutzen dieses Beförderungsmittels für Zu- und Abgang zum Hauptverkehrsmittel.


Nach welchem Mechanismus wird die bewilligte Finanzierung ausgezahlt?

Nach Inkrafttreten des Vertrages können die Fördermittel von den Projektleitern nach Bedarf beim Hochschulkontor abgerufen werden. Die angeforderten Mittel müssen innerhalb von 6 Wochen ausgegeben werden. Es sollte somit jeweils nur so viel Geld angefordert werden, wie in diesem Zeitraum (6-Wochen) benötigt wird.

Der Projektleiter sollte jeweils mindestens 3 Wochen, bevor er/sie Fördermittel benötigt, beim Hochschulkontor eine Vorschussrechnung/-en stellen. Das Hochschulkontor leistet entsprechend der ausgestellten Rechnung/-en eine Vorauszahlung innerhalb von 3 Wochen nach dem Eingang der Rechnung/-en. Nach Auszahlung der Mittel durch das Hochschulkontor beginnt die Verwendungsfrist von 6 Wochen.

Wenn Sie absehen können, dass Mittel am Ende der 6-Wochen-Frist noch nicht verbraucht sind, bitten wir Sie um Rücksprache mit dem Hochschulkontor. Für Mittel, die nach Ablauf der 6-Wochen-Frist weder zweckentsprechend verausgabt, noch an das Hochschulkontor zurück überwiesen sind, müssen in der Regel Zinsen erhoben werden. In bestimmten Fällen kann von einer Verzinsung bzw. Rückzahlung der Mittel abgesehen werden (z.B., weil der Projektleiter die Umstände für den verzögerten Mittelverbrauch nicht zu vertreten hat). Bitte wenden Sie sich an das Hochschulkontor.

Es ist möglich Rechnungen auch im Nachhinein zu stellen, d.h. für bereits getätigte Ausgaben. Sofern die Projektleiter Mittel für bereits getätigte Ausgaben anfordern, kann sich der Bedarfszeitraum auch über mehrere Monate erstrecken, er muss aber im Bewilligungszeitraum des Projektes liegen.

Ausgehend von den tatsächlichen Ausgaben im Projekt stellt der Projektleiter eine letzte Rechnung aus und der Finanzempfänger erhält innerhalb der Zeitspanne (wie im Vertrag angegeben) nach der Bestätigung des inhaltlichen Projektabschlussberichts und des Finanzabschlussberichts die Zahlung des Restbetrages. Der Restbetrag wird nur dann überwiesen, wenn alle Dokumente korrekt verfasst und die benötigten Belege für die Bestätigung der Ausgaben beigefügt wurden.


Wie bezahlt man die Kosten der Dienstreisen für deutsche Partner, welche Belege sind notwendig?

Den einzelnen Finanzberichten fügt der Antragsteller beglaubigte Belege (je ein Exemplar) bei, die die Gesamtsumme der verbrauchten Zuwendungen aufzeigen, d.h., Zahlungsaufträge über die überwiesenen Tagegelder entsprechend der bestimmten Sätze und Reisekosten (Fahrkarten Flugtickets inklusive Boarding-Karten), Rechnungen, Belege, Zahlungsaufträge, Verträge und ähnliches. 


Darf man die Finanzmittel von anderen Posten zwischen den Positionen verschieben?

Generell ist dies möglich. Alle Veränderungen im Finanzplan müssen rechtzeitig beim Baltisch-Deutschen Hochschulkontor schriftlich beantragt werden. Die Aufenthaltskosten können jedoch nicht erstattet werden.


FRAGEN ZU DEN PROJEKTBERICHTEN



Wo kann man die notwendigen Formulare für die Projektberichte finden?

Die Formulare finden Sie hier.


Welche Dokumente sollen dem Finanzbericht beigefügt werden?

Dem Finanzzwischenbericht fügt der Auftragnehmer beglaubigte Belege (jeweils ein Exemplar) bei, die die Gesamtsumme der verbrauchten Zuwendung erläutern, d.h., Zahlungsaufträge über die überwiesenen Aufenthaltspauschalen entsprechend den bestimmten Sätze und Reisekosten (d. h. Fahrkarten Flugtickets inklusive Boarding-Karten, Rechnungen, Belege, Zahlungsaufträge, Verträge und ähnliches).


Welche Dokumente sollen dem Finanzbericht beigefügt werden, wenn im Rahmen des Projekts auch Verträge für das Autorenhonorar geschlossen werden?

In solchen Fällen ist dem Finanzbericht noch der Autorenvertrag, die Akte der Abnahme und Abgabe sowie der Zahlungsauftrag beizufügen.


Ist es obligatorisch, den Zwischenbericht im Papierformat einzureichen?

Nach der Verwendung der Vorauszahlung in Höhe von 50% der gesamten dem Antragsteller bewilligten Zuwendung reicht der Antragsteller dem Baltisch-Deutschen Hochschulkontor einen Finanzzwischenbericht in Papierformat und per E-Mail ein, für dessen Vorbereitung der Vordruck „Finanzbericht” verwendet werden muss. Dem Finanzzwischenbericht fügt der Auftragnehmer beglaubigte Belege (jeweils ein Exemplar) bei, die die Gesamtsumme der verbrauchten Zuwendung erläutern, d.h., Zahlungsaufträge über die überwiesenen Aufenthaltspauschalen entsprechend den bestimmten Sätze und Reisekosten (d.h. Fahrkarten, Flugtickets inklusive Boarding-Karten), Rechnungen, Belege, Zahlungsaufträge, Verträge und ähnliches.


Sind mit dem Finanzbericht auch die Originale der Dokumente, die die Ausgaben bestätigen, einzureichen?

Nein, es sollen nur die bestätigten Kopien eingereicht werden.

scroll back to top